¿Cuál es la mejor manera de dar la noticia? ¿Cómo encontrar el equilibrio entre ser directo y compasivo? ¿Debe mostrarse sensible por la situación? Harvard Business Review comparte estos tips.

Despedir a un empleado es una de las tareas más desagradables en la gestión empresarial, ya que es muy probable que genere diversos sentimientos encontrados: compasión, tristeza y ansiedad.

Incluso si despedir a un empleado (o empleados) es lo mejor para la empresa, es posible que usted de todos modos se sienta culpable. ¿Cuál es la mejor manera de dar la noticia? ¿Cómo encontrar el equilibrio entre ser directo y compasivo? ¿Hasta qué punto debe mostrarse sensible?

Lo qué dicen los expertos
Estar a cargo de los despidos es una “parte desagradable de la gestión empresarial que muchas personas temen”, opina Laurence J. Stybel, asesor de gestión profesional y ejecutivo residente en la Escuela de Negocios Sawyer de la Universidad de Suffolk.

También es una tarea ingrata. “Nunca nadie consiguió un ascenso porque despedía muy bien. Sin embargo, su carrera puede verse perjudicada si no trata a la gente de una manera digna”. Todos sus empleados y clientes van a estar viendo la forma en que usted maneja la situación. “La forma en que despide a la gente tiene que reflejar las palabras que describen la misión de la empresa”.

Despedir a un empleado o grupo de empleados es especialmente difícil cuando usted está en desacuerdo con la decisión, afirma Andy Molinsky, profesor de comportamiento organizacional en la Escuela de Negocios Internacional de la Universidad de Brandeis. “Se sentirá en conflicto, desanimado y frustrado”. Aún así, como gerente puede que tenga que hacer lo que es mejor para la empresa.

A continuación, Harvard Business Review brinda una serie de consejos para manejar el proceso de una manera clara y respetuosa, ya sea que esté despidiendo a una sola persona o a todo un equipo.

Busque capacitación
Todas las organizaciones necesitan un “proceso eficaz, eficiente y estandarizado” para el manejo de despidos “y todo el mundo –gerentes y potenciales directivos– deben ser capacitados en cómo hacerlo”, comenta Stybel. “La capacitación hace que sea una tarea menos atemorizante”, añade. El problema es que, según Molinsky, la mayoría de las organizaciones no “ve la necesidad de ofrecer una amplia capacitación, ya que cuesta tiempo y dinero y los despidos son una ocurrencia relativamente infrecuente”.

Para el especialista, esto es un descuido. Las empresas que realizan despidos de forma equivocada “sufren tremendas consecuencias”, incluyendo demandas por despido injustificado y un negativo impacto a su reputación. “Es una obviedad invertir recursos en hacer esto bien”, dice Molinsky. Si su empresa no ofrece capacitación, Molinsky sugiere buscar asesoramiento y orientación de mentores que tienen experiencia de primera mano en despedir a empleados.

Práctica
No vaya frío a realizar esta tarea –y definitivamente no vaya solo, sugiere Stybel. Es más cómodo y práctico, desde el aspecto legal, dar esta noticia con al menos otra persona en la habitación. “Lo ideal sería que usted esté trabajando en estrecha colaboración con un consultor de una empresa de recolocación para ayudarle a gestionar el proceso”, agrega. Si no es así, llame a alguien de recursos humanos. A medida que practique lo que va a decir, simule la situación de cómo puede reaccionar el empleado.

“Durante el periodo de prueba, anticipe los peores escenarios”, anota. “La persona puede llorar o puede mencionar a su familia diciendo algo así como: ‘Mi hija va a la universidad el próximo mes, ¿ahora cómo voy a pagar sus estudios?’ Usted debe considerar cómo va a manejar sus emociones” en estas situaciones.

Es recomendable tener un guión, pero trate de no depender demasiado de él, advierte Molinsky. “El peligro de un guión es que usted se sentirá demasiado mecánico y se distanciará tanto que no podrá mostrar sensibilidad interpersonal”, dice Stybel. “Al mismo tiempo, usted no querrá conmoverse mucho debido a sus esfuerzos de mostrar compasión que al final le imposibilitará dar el mensaje”. Practicar de antemano ayuda a asegurar que “el equilibrio sea adecuado”.

Considere la logística
El entorno físico en el que usted comunica la noticia debe ser una habitación u oficina tranquila y privada, dice Molinsky. Tenga una caja de servilletas a la mano. El objetivo es “maximizar su comodidad al momento de dar el mensaje” y a la vez garantizar “la dignidad de la persona que está siendo despedida”.

No olvide tomar en cuenta su seguridad. “A menudo la reacción de la persona es de conmoción o tristeza, pero también podría enojarse”. En vista de esto, Stybel recomienda “asegurarse de que la persona tenga acceso directo a la puerta en caso de que se ponga sensible y necesite salir. “Facilite la salida de la persona de ser el caso”, recomienda. Si bien “no hay un momento adecuado del día” para decirle a alguien que ya no tiene trabajo –francamente, todos son terribles- “trate de hacerlo el viernes, ya que otorga a la persona el fin de semana para lidiar con esto”, dice. “Si lo hace el lunes, todo el mundo va a hablar sobre esto el resto de la semana”. Y si está cerrando una división entera, tal vez sería mejor anunciar la medida a todos a la vez, de acuerdo con Molinsky, “ya que todos son los que sufren la misma suerte”.

Sea directo
El guión para despedir a un empleado es relativamente sencillo, según Molinsky. “Vaya al grano rápidamente: Sea directo, sea honesto, y nada de charlas triviales”. Stybel recomienda comenzar la conversación diciendo: “‘Tengo una mala noticia que dar hoy…’ porque prepara emocionalmente al individuo. Es equivalente a decir: ‘Estoy a punto de darte un puñetazo en el estómago’ en comparación a dar el puñetazo sin avisar”, afirma. Luego diga algo así como: “El propósito de esta reunión es para comunicarte que su relación con esta empresa ha llegado a su fin”. Luego, entregue a la persona una carpeta con los acuerdos de indemnización (u otros documentos).

Si su empresa brinda servicios de recolocación, luego diga: “Como parte del respeto que le tenemos, hemos contratado a una empresa para ayudarle a conseguir algo y no se quede en el aire”. Luego ceda la palabra al consultor o representante de recursos humanos para que explique los próximos pasos. “La reunión no tiene por qué ser prolongada”, dice Stybel. “Diga lo que tenga que decir, y luego salga de la habitación. La empresa de recolocación se hará cargo”.

No se desvíe
A medida que la persona que está perdiendo su trabajo asimila lo que está pasando, ella podría reaccionar emotivamente. Podría romper en llanto, explotar contra usted o tener muchas preguntas. Pero usted, el gerente, no debe responder. “No querrá que la conversación se convierta en un debate, discusión o argumento”, dice Molinsky. No mencione el tema del bajo rendimiento del empleado o el hecho de que había sido advertido/a. En cambio, Stybel sugiere decir: “Si usted desea discutir la validez de esta decisión, con gusto podemos programar una reunión la próxima semana –este no es el momento”, pero el experto agrega que nunca “ha visto una situación donde un empleado despedido haya pedido una segunda reunión”.

Diario Gestión (01/07/2015)

 

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